Gestire più progetti contemporaneamente, assegnare compiti alle risorse e collaborare in modo sinergico sono attività essenziali per la buona riuscita di un progetto. Per questo motivo, esistono i software di gestione progetti: strumenti in grado di semplificare la gestione dei progetti e di organizzare al meglio tutte le attività.
Perché un Software di Gestione Progetti è Fondamentale
L’obiettivo di ogni Project Manager è monitorare tutti i dettagli del proprio progetto, inclusi l’assegnazione dei compiti, la comunicazione tra i membri del team, il progresso delle attività e il monitoraggio dei risultati finali. Tuttavia, gestire un progetto professionale non è sempre semplice, soprattutto quando si coordina un lavoro di gruppo da remoto. In tali circostanze, diventa essenziale affidarsi a un software di gestione progetti.
Cos’è un Software di Gestione Progetti?
Ma cos’è esattamente un software di gestione progetti? È semplicemente uno strumento che consente di gestire progetti in modo organizzato, anche a distanza. Questi software consentono di pianificare lo svolgimento delle attività, assegnare compiti alle risorse del team e monitorarne il progresso fino al raggiungimento degli obiettivi.
I 10 Migliori Software di Gestione Progetti per il Tuo Business
Molti di questi software di gestione progetti sono disponibili gratuitamente online, mentre altri richiedono un pagamento minimo per accedere alle funzionalità complete. Ecco una panoramica dei 10 migliori software di gestione progetti:
- Asana
Asana è uno dei software di gestione progetti più utilizzati da piccole e medie imprese per gestire e monitorare le proprie attività. Asana è specializzato nella gestione dei compiti: è possibile inserire numerosi progetti nell’interfaccia e creare task per ognuno di essi. Ogni task rappresenta un obiettivo da assegnare a una o più risorse del team. Inoltre, è possibile impostare scadenze per ogni task per aiutare i membri del team a organizzare il lavoro in modo efficiente. La dashboard di ogni task consente ai collaboratori di tenere traccia in tempo reale del progresso dell’attività e di condividere file e commenti attraverso una pratica chat in tempo reale. Quando un collaboratore completa un task, può semplicemente contrassegnarlo come completato per informare tutti i membri del team che l’attività è stata portata a termine con successo.
Asana è noto per la sua intuitività e facilità d’uso e offre integrazioni con numerosi strumenti di terze parti, tra cui Dropbox e Google Calendar.
In termini di costo, Asana è tra le opzioni più accessibili, con una versione gratuita per team fino a 15 persone e un costo di circa 10$ al mese per i team più numerosi.
- Trello
Trello è un altro noto strumento di gestione progetti, particolarmente popolare tra le PMI e le piccole aziende. Si presenta come una bacheca virtuale in cui è possibile elencare tutte le attività da svolgere. Come Asana, Trello consente di creare obiettivi per ciascuna attività e assegnarli a uno o più membri del team. Gli obiettivi possono attraversare tre stati: “Bozza,” “In svolgimento” e “Completato.” Le attività completate sono visibili a tutti i collaboratori sul tabellone principale del progetto. Ogni attività dispone di una bacheca in cui i membri del team possono condividere file, commenti e messaggi in tempo reale.
Anche Trello offre un piano gratuito per team fino a 10 persone. Per i team più numerosi, sono disponibili due opzioni a pagamento, con un costo di circa 10$ al mese per il piano Business e circa 20$ al mese per il piano Enterprise.
- Teamwork
Teamwork è un software di gestione progetti particolarmente adatto ai team che lavorano in modalità smartworking. Oltre a organizzare le attività, Teamwork consente di creare dashboard personalizzate per ciascun progetto, analizzando il tempo e le risorse necessarie per completare l’attività.
Come Asana e Trello, Teamwork consente di creare progetti e obiettivi assegnati a una o più risorse del team. I collaboratori possono monitorare l’andamento del progetto e comunicare tramite una chat in tempo reale, inviando messaggi e allegati. Questo strumento è particolarmente consigliato per chi lavora in remoto, poiché, attraverso le dashboard personalizzate, è in grado di stimare realisticamente i tempi necessari per completare ogni progetto, semplificando così l’organizzazione delle attività a distanza.
Il piano gratuito di Teamwork è disponibile per team fino a 5 collaboratori. Per gruppi più numerosi, sono disponibili diverse opzioni a pagamento, con un costo mensile di circa 9$.
- Clarizen
A differenza delle soluzioni precedenti, Clarizen è un software di gestione progetti progettato per team più ampi e aziende coinvolte nella gestione di progetti tra aziende. Si tratta di uno strumento basato su cloud in grado di gestire il flusso di lavoro di numerosi progetti da una singola bacheca. Clarizen dispone di avanzati sistemi di condivisione dei file, il che lo rende ideale per aziende che comunicano frequentemente con team esterni.
Inoltre, Clarizen fornisce non solo informazioni sul progresso dei progetti in corso, ma offre anche dettagliate metriche finanziarie sulla gestione dei budget.
A differenza degli altri strumenti, Clarizen non offre una versione gratuita, ma fornisce una versione di prova gratuita a tempo limitato per consentire agli utenti di sperimentare i servizi prima di richiedere un preventivo.
- Wrike
Wrike è uno strumento di gestione progetti utile per tenere traccia dei flussi di lavoro a distanza. Come Asana e Trello, permette di creare progetti e obiettivi e di assegnarli a vari membri del team. Inoltre, consente la comunicazione attiva tra tutti i membri del team attraverso una chat in tempo reale. Wrike è perfettamente integrato con Gmail e Google Calendar e consente di apportare alcune modifiche ai progetti direttamente via e-mail. Inoltre, Wrike consente di pianificare la priorità delle attività e di generare report in tempo reale sul loro progresso.
Wrike offre un piano gratuito fino a 5 persone, mentre per team più numerosi sono disponibili diverse opzioni a pagamento, a partire da circa 10$ al mese. Le versioni Business ed Enterprise sono più costose e sono consigliate per aziende più strutturate e numerose.
- Workzone
Workzone, come Wrike, è uno strumento di gestione progetti ideale per la gestione di progetti a distanza. Ha un’interfaccia estremamente semplice e fornisce informazioni in tempo reale a tutti i collaboratori sul progresso dei progetti. Inoltre, Workzone consente a ciascun membro del team di monitorare l’attività degli altri e di approvare, commentare o eliminare documenti dalle bacheche online.
Workzone è molto apprezzato da chi necessita di aggiornamenti e promemoria via e-mail: infatti, definendo semplicemente le attività prioritari ogni giorno, è possibile inviare notifiche via e-mail a tutti i collaboratori per consentire loro di lavorare sulle attività più urgenti.
Anche Workzone non offre una versione gratuita, ma offre agli utenti un periodo di prova gratuito. Dopo il periodo di prova, il costo mensile del servizio è di circa 20$ al mese.
- Smartsheet
Smartsheet è un software di gestione progetti basato interamente su cloud. È perfettamente integrato con Google Drive e Dropbox per consentire ai collaboratori di condividere rapidamente file multimediali.
Smartsheet è ideale anche per chi desidera effettuare stime sui propri progetti, poiché offre la possibilità di consultare numerosi report sulle tempistiche e sulla gestione delle risorse per completare i progetti. Inoltre, Smartsheet consente ai collaboratori di visualizzare chi è libero e chi è occupato nella bacheca principale, consentendo un’ottimizzazione dei tempi e l’assegnazione del lavoro a coloro che possono completarlo rapidamente.
Per quanto riguarda i costi, i piani in abbonamento variano da 14$ a 25$ al mese, in base al numero di persone nel team di lavoro.
- ProofHub
ProofHub è uno dei tool di gestione progetti più semplici e intuitivi disponibili online. Dispone di un’interfaccia graficamente personalizzabile ed è particolarmente adatto alle piccole aziende in crescita. ProofHub è disponibile in sei lingue diverse e dispone di una versione mobile completamente compatibile con i sistemi operativi iOS e Android, consentendo di gestire i progetti comodamente dallo smartphone.
Anche in questo caso è possibile creare numerosi obiettivi per ogni progetto e assegnarli a uno o più membri del team. I membri del team possono accedere alle bacheche in modo gerarchico, con il Project Manager che definisce il ruolo di ciascuna risorsa e la sua posizione nella gerarchia di gestione e modifica del progetto.
ProofHub offre vari piani di abbonamento, con costi mensili che vanno dai 45$ ai 99$, a seconda del numero di progetti e del volume di archiviazione dei file sulla piattaforma.
- Basecamp
Basecamp è un tool di gestione progetti orientato alla comunicazione. Il suo punto di forza è la chat room integrata per scambiare commenti e file in tempo reale, con una bacheca condivisa a tutti i collaboratori in cui è possibile lasciare messaggi. Basecamp offre anche la possibilità di ricevere un riepilogo giornaliero dello stato di avanzamento di progetti e attività via e-mail.
Dal punto di vista della progettazione e dell’organizzazione, Basecamp consente di creare progetti e obiettivi personalizzati e di assegnarli a un membro del team. È molto intuitivo e semplice da utilizzare ed è molto apprezzato da chi condivide quotidianamente file multimediali con il proprio team.
Basecamp offre un piano gratuito per studenti e insegnanti, mentre per le aziende ha un costo di 99$ al mese.
- Monday.com
Monday.com è un software di gestione progetti che consente di personalizzare il flusso di lavoro del team in base alle esigenze di ciascuna azienda. Come tutti gli strumenti di gestione progetti, anche Monday.com permette di creare una bacheca con progetti assegnati a una o più risorse del team. Inoltre, consente di seguire discussioni e interazioni sui social network come Twitter e LinkedIn e di collegare terze parti come liberi professionisti a ciascun progetto.
Monday.com è perfettamente integrato con Google Drive e Dropbox ed è la scelta migliore per chi cerca un tool di comunicazione e gestione dell’agenda settimanale.
Monday.com non offre una versione gratuita, ma fornisce tre piani differenti:
- Basic a 17€ al mese
- Pro a 39€ al mese
- Enterprise con preventivo personalizzato in base al tuo team.
Tutti questi strumenti di gestione progetti sono particolarmente utili per le attività impegnate nel lavoro agile o in modalità smartworking. Tuttavia, per gestire al meglio il lavoro a distanza, le aziende devono pensare non solo alla gestione del lavoro, ma anche ad altri settori aziendali, come la gestione dei pagamenti, per ottenere risultati di successo. Se stai cercando un metodo per gestire pagamenti da remoto in modo sicuro senza un sistema di e-commerce, potresti desiderare di esplorare il servizio Clicpay.
Conclusioni
I software di gestione progetti sono essenziali per organizzare le attività aziendali, soprattutto in modalità di lavoro remoto. Ognuno dei tool menzionati offre caratteristiche uniche e preziose per soddisfare diverse esigenze aziendali. Scegli il software di gestione progetti che meglio si adatta al tuo team e alle tue attività per massimizzare l’efficienza e raggiungere con successo i tuoi obiettivi.